Politique de Confidentialité de la Pharmacovigilance

Politique sur la confidentialité

Votre confidentialité est importante pour nous et nous nous engageons à assurer la sécurité et la confidentialité de vos renseignements, conformément à la présente Politique de confidentialité, à nos procédures internes, aux lois sur la confidentialité applicables et en tenant compte des normes mondiales et des meilleures pratiques.

Innomar a mis sur pied les procédures internes et les politiques applicables et a nommé un Responsable de la protection des renseignements personnels pour répondre aux demandes concernant vos renseignements personnels.

Si vous avez des questions au sujet de cette politique de confidentialité ou sur la façon dont nous traitons les renseignements personnels et les renseignements personnels sur la santé, vous pouvez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels :

3470 Superior Court Oakville, ON L6L 0C4
Téléphone : 905-847-4364
Sans frais 1-888-420-5457
Courriel : privacy.officer@innomar-strategies.com

Champ d’application

Innomar Strategies Inc. (« Innomar », « nous », « notre » fait partie d’un réseau mondial qui offre des services novateurs aux fabricants de médicaments avec des programmes de soutien aux patients [appelés « clients »]).

Nous aidons nos clients en agissant en leur nom pour fournir des renseignements médicaux sur leurs produits, en réponse aux demandes des patients, des pharmacies et des médecins et en offrant des services de pharmacovigilance, ce qui comprend la collecte de renseignements sur les événements indésirables, la surveillance et la résolution des plaintes concernant la qualité des produits et la collecte de données sur l’innocuité aux fins de déclaration réglementaire. Les activités exécutées au nom de nos clients sont ci-après regroupées sous le terme « services ».

Vous pouvez interagir avec nous lorsque nous représentons nos clients en offrant les services décrits. Durant ces interactions, nous pourrions recueillir et traiter vos renseignements personnels (y compris vos renseignements personnels sur la santé) afin de nous acquitter de nos obligations contractuelles et respecter les engagements réglementaires ou légaux concernant l’exécution de nos services, comme le précise la présente Politique de confidentialité.

La présente politique de confidentialité décrit comment nous recueillons et nous traitons vos renseignements personnels au nom de nos clients. La phrase « traiter vos renseignements personnels » renvoie à tout traitement des renseignements personnels, qu’il soit automatisé ou non. Ces traitements sont notamment la collecte, l’entreposage, la divulgation, la destruction et tout autre usage.

Vous trouverez la Politique de confidentialité d’Innomar couvrant les autres services d’Innomar en suivant ce lien. https://www.innomar-strategies.com/fr/privacy-policy.

Que sont les renseignements personnels et les renseignements personnels sur la santé?

Les « renseignements personnels » sont toute information concernant un individu identifiable, seule ou en combinaison avec d’autres renseignements que vous choisissez de fournir lorsque vous interagissez avec nous. Cela peut comprendre, sans s’y limiter, vos coordonnées, nom, adresse, numéro de téléphone ou adresse courriel, sexe et date de naissance.

Les renseignements personnels peuvent également comprendre les renseignements personnels sur la santé. Les renseignements personnels sur la santé sont toutefois considérés comme étant une catégorie particulière de renseignements personnels et nous prenons des mesures précises et adaptées pour protéger cette catégorie de renseignements et les droits et intérêts fondamentaux des personnes qui pourraient être touchées.

Les « renseignements personnels » sur la santé peuvent comprendre par exemple les renseignements sur votre santé mentale et physique, vos antécédents médicaux, vos symptômes, votre dossier médical et vos ordonnances.

Les « renseignements personnels » et les « renseignements personnels sur la santé » sont ci-après regroupés et appelés « renseignements personnels ».

Pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels?

Nous pouvons recueillir, traiter et divulguer vos renseignements personnels :

Afin de répondre à vos demandes, lorsque vous demandez des renseignements médicaux concernant les produits de nos clients;
Pour respecter nos obligations contractuelles et réglementaires de surveillance et de déclaration lorsque vous nous signalez un événement indésirable, une plainte concernant la qualité d’un produit ou des données sur l’innocuité d’un produit que nous représentons pour un de nos clients.

Nous obtiendrons votre consentement avant de recueillir, de traiter ou de divulguer vos renseignements personnels à de nouvelles fins sans rapport avec les objectifs décrits dans la présente. Vous aurez toujours la possibilité de retirer votre consentement à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels, en tout temps.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Nous pourrions recueillir et traiter les renseignements personnels suivants dans le cadre de nos services :

Lorsque vous communiquez avec nous pour obtenir des renseignements médicaux, nous pourrions recueillir les renseignements personnels suivants : nom, adresse courriel, adresse postale et numéro de téléphone. Nous pourrions également recueillir certains renseignements personnels sur la santé, dont le poids, la taille, l’état de santé, les symptômes, les ordonnances et les antécédents médicaux, pour nous assurer que les renseignements que nous vous fournissons sont les bons.
Lorsque vous communiquez avec nous pour signaler un effet indésirable d’un médicament, une plainte ou une donnée sur l’innocuité, nous pourrions recueillir votre nom, votre date de naissance, votre adresse et votre numéro de téléphone. Nous pourrions également recueillir certains types de renseignements personnels sur la santé, dont le poids, la taille, l’âge, l’état de santé, les symptômes, les ordonnances, les antécédents médicaux, le nom et les coordonnées du médecin prescripteur ou traitant afin de respecter nos obligations contractuelles et réglementaires.

Vous pouvez refuser de fournir certains renseignements personnels lorsque vous communiquez avec nous; cela pourrait toutefois limiter le soutien que nous pouvons nous offrir.

Lorsque vous consultez notre site Web, d’autres renseignements pourraient être recueillis.

Des données regroupées ou anonymisées peuvent être recueillies pour nous aider à rapporter les données, comprendre les tendances et respecter nos obligations réglementaires. Pour plus de renseignements, voir la section Quelles données sont regroupées et anonymisées et comment ces données sont-elles utilisées?

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels par les voies suivantes :

Directement de vous ou du décisionnaire remplaçant* qui agit en votre nom.
Vous pouvez fournir des renseignements personnels lorsque vous faites une demande de renseignements médicaux ou lorsque vous signalez un événement indésirable, une plainte ou une donnée sur l’innocuité.
De nos clients qui ont mandaté Innomar pour offrir des services en leur nom.
Nos clients peuvent nous transmettre les renseignements personnels que vous leur avez donnés directement afin que nous puissions offrir les services.
Des professionnels de la santé qui travaillent avec vous ou avec nous.
Nous pouvons combiner les renseignements que vous nous fournissez avec d’autres renseignements que nous avons obtenus des professionnels de la santé alliés afin de pouvoir offrir nos services.

Si vous communiquez avec nous par nos lignes téléphoniques d’aide, nous pouvons enregistrer les conversations téléphoniques si notre client le demande, afin de pouvoir vous offrir nos services. Vous pouvez limiter les renseignements personnels que vous fournissez durant ces appels en tout temps.

*Un « décisionnaire remplaçant » est un parent, un gardien ou toute autre personne qui vous représente et agit en votre nom.

Comment traitons-nous les renseignements personnels sur les enfants et les personnes avec un décisionnaire remplaçant?

Nous nous soucions de la protection de vos renseignements personnels et de ceux des enfants et des personnes avec un décisionnaire remplaçant. Avec le consentement et la représentation d’un décisionnaire remplaçant, nous pouvons recueillir les renseignements sur les enfants de moins d’un certain âge ou pour les personnes qui n’ont pas la capacité de consentir à un traitement médical ou de le refuser.

Nous ne recueillons pas ni ne sollicitons intentionnellement de renseignements personnels de ces personnes. Nous le les autorisons pas non plus intentionnellement à demander ou à fournir des renseignements médicaux par nos sites Web ou nos lignes d’aide.

Les enfants et les personnes avec un décisionnaire remplaçant doivent travailler avec ce dernier pour signaler ou demander des renseignements en leur nom. En les représentant, vous consentez, au nom de la personne, à la collecte, au traitement et à la divulgation des renseignements personnels, de la façon décrite dans la présente politique.

Si une personne a soumis des renseignements personnels et vous, en tant que son décisionnaire remplaçant, voulez que ces renseignements soient anonymisés, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

Pourquoi transmettons-nous vos renseignements personnels avec des tiers?

Lorsque vous interagissez avec nous, il peut arriver que nous devions divulguer vos renseignements personnels aux clients que nous représentons ou aux autorités réglementaires auxquels nous devons faire rapport afin d’offrir les services mentionnés dans la présente Politique de confidentialité. Les types de renseignements personnels sont adaptés aux fins prévues. Par exemple, vos renseignements personnels sur la santé ne seront pas divulgués aux fins de publicité ou de marketing.

Nous pouvons divulguer vos données dans les cas suivants :

Avec votre consentement – Si un consentement est requis, vous pouvez modifier ou refuser le consentement à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels en communiquant avec le Responsable désigné de la protection des renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et avec un préavis raisonnable.
Afin de respecter nos obligations réglementaires, nous pourrions être tenus de divulguer des renseignements personnels sur la santé aux autorités réglementaires ou aux clients que nous représentons. Nous pourrions également être tenus de divulguer vos renseignements personnels aux autorités chargées de la protection des données à leur demande ou en vertu des procédures établies en cas de signalement d’atteinte à la protection des données. Les données divulguées peuvent être anonymisées, lorsque cela est possible.
Pour nous acquitter de nos obligations contractuelles, qui consistent à fournir des services au nom de nos clients, nous pourrions être tenus de divulguer des données aux autorités réglementaires et à nos clients à l’échelle mondiale pour faciliter l’autorisation d’utilisation de leurs produits. Ces données seront anonymisées.
Pour améliorer nos services et la façon dont vous interagissez avec nous. Pour en apprendre plus sur la façon dont nous interagissons avec les fournisseurs et les fournisseurs de services, consultez la page https://www.innomar-strategies.com/fr/privacy-policy.

Les données que vous fournissez peuvent être regroupées et anonymisées. Nous les utilisons ensuite pour préparer des rapports, pour comprendre les tendances et pour nous acquitter de nos responsabilités réglementaires.

Quelles données sont regroupées et anonymisées et comment ces données sont-elles utilisées?

Les « données regroupées » sont des données provenant de multiples sources, si bien qu’elles ne peuvent être attribuées à une personne en particulier.

Les « renseignements dépersonnalisés » sont toutes les données qui ont été recueillies et dans lesquelles tous les identifiants personnels ont été supprimés, de sorte que les renseignements ne peuvent raisonnablement pas être utilisés pour identifier une personne lorsque les mesures appropriées sont en place.

Les données regroupées et anonymisées qui ne peuvent plus être raisonnablement désanonymisées ne sont pas considérées comme des renseignements personnels. Nous utilisons ce type de données pour rapporter des données, comprendre les tendances et nous acquitter de nos obligations réglementaires.

Utilisons-nous des témoins (cookies) ou d’autres technologies pour traiter vos renseignements personnels?

Lorsque vous visitez le site Web d’Innomar ou d’autres services et applications en ligne, nous pouvons utiliser des témoins et d’autres données relatives à la séance. Pour en apprendre plus sur notre politique en matière de témoins, consultez la page https://www.innomar-strategies.com/fr/privacy-policy.

Comment vos renseignements personnels sont-ils conservés et protégés?

Nous nous engageons à protéger la sécurité de vos renseignements personnels. Nous utilisons les mesures de protection physique, organisationnelle et technique commercialement raisonnables pour protéger vos renseignements personnels. Pour en apprendre plus sur nos mesures de protection, consultez la page https://www.innomar-strategies.com/fr/privacy-policy.

Nous conserverons vos renseignements personnels uniquement pour la période nécessaire ou autorisée pour les services pour lesquels ils ont été obtenus. Certaines données que vous nous fournissez doivent être conservées, conformément aux règlements sur la pharmacovigilance. D’autres données seront supprimées conformément à notre Politique de conservation des dossiers.

Les critères utilisés pour déterminer les périodes de conservations sont les suivantes :

La durée de notre relation avec nos clients ou avec vous
Le fait que nous soyons assujettis ou non à une obligation légale
Le fait que la conservation soit recommandée en raison de notre position juridique (par exemple en ce qui concerne les lois sur la prescription, les litiges ou les enquêtes réglementaires).

Si vos renseignements personnels sont compromis, nous vous aviserons, conformément à la loi, et vous fournirons les informations sur les mesures que vous pouvez prendre pour limiter les préjudices potentiels.

Transférons-nous vos renseignements personnels vers d’autres pays?

Nos services sont rendus par du personnel de pharmacovigilance basé partout au Canada. Après leur collecte, vos renseignements personnels sont conservés conformément aux lois canadiennes qui peuvent différer selon la province ou le territoire où vous vivez.

Comme nous offrons des services au nom de nos clients, nous pourrions devoir transférer vos renseignements personnels hors du Canada pour respecter nos obligations réglementaires et contractuelles. Par conséquent, vos renseignements personnels pourraient être assujettis aux lois du pays d’accueil, et leur niveau de protection pourrait être différent.

Chaque fois que nous transférons vos renseignements personnels hors du Canada, nous nous assurerons que les mesures de protection appropriées sont mises en place, y compris l’anonymisation avant le transfert, sauf lorsque les obligations de déclaration du client l’empêchent.

Lorsque nous travaillons avec des fournisseurs ou des fournisseurs de services, il pourrait y avoir des situations où vos renseignements sont transférés.

Quels sont vos droits en ce qui concerne notre traitement de vos renseignements personnels?

Nous respectons vos choix et vos droits de consulter vos renseignements personnels, de les corriger et d’en demander la suppression.

Vous avez le contrôle de vos renseignements personnels et vous avez le droit de retirer votre consentement à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et avec un préavis raisonnable.

Sauf dans certaines circonstances établies par la loi, vous avez le droit de consulter vos renseignements personnels, de demander où ils sont conservés ou de demander qu’ils soient corrigés ou supprimés en transmettant une demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels désignés. Il peut arriver que votre demande de suppression de vos renseignements personnels ne puisse pas être satisfaite, par exemple lorsque nous sommes tenus par la loi de conserver des dossiers.

Y a-t-il d’autres renseignements que vous devriez connaître si vous vivez au Québec?

Innomar a nommé un responsable de la protection des renseignements personnels pour superviser le traitement des renseignements personnels et a mis en œuvre les mesures et les politiques internes adéquates pour satisfaire aux exigences législatives.

Si vos renseignements personnels sont compromis, nous vous aviserons ainsi que les autorités réglementaires, conformément à la loi, et vous fournirons les informations sur les mesures que vous pouvez prendre pour limiter les préjudices potentiels.

Si vous avez des questions ou des plaintes concernant le traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels d’Innomar.

Y a-t-il d’autres renseignements que vous devriez connaître si vous vivez aux États-Unis?

Innomar ne vend jamais de renseignements personnels aux particuliers ou aux organisations.

Si vous voulez vous assurer que vos renseignements personnels ne seront jamais vendus, vous avez le droit de vous opposer à leur vente en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels de la façon qui vous convient.

Comment demander plus de renseignements au sujet du traitement des renseignements personnels?

Nous accordons une grande importance à vos renseignements personnels et prenons toutes les mesures qui s’imposent pour les protéger adéquatement. Si vous avez des inquiétudes au sujet de vos renseignements personnels ou vivez une situation qui ne correspond pas à cette politique, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.